Esta política está dirigida a todos los Titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de la CLINICA PALMIRA S.A. quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
Marco Legal.
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.
Que el Decreto 1377 de 2013, define la información que debe contener como mínimo las políticas de tratamiento de información.
LA CLINICA PALMIRA S.A. está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de Información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para LA CLINICA PALMIRA S.A., en calidad de responsable, así como todos los terceros que obran en nombre de la Institución, o que sin actuar en nombre de LA CLINICA PALMIRA S.A. tratan datos personales por disposición de ésta como encargados.
Tanto el responsable como encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado a: gerencia@clinicapalmira.com
- Información de la empresa Responsable del Tratamiento de Información Personal.
Razón social: CLINICA PALMIRA S.A.
Domicilio: Palmira, Valle del Cauca.
Nit.: 891.300.047-6
Dirección: Carrera 31 Nro. 31-62, Barrio Central.
E-mail: gerencia@clinicapalmira.com.
Teléfono: (2) 275 55 57.
- Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado mediante el Aviso de Privacidad.
La CLINICA PALMIRA S.A. tratará la información suministrada y previamente autorizada por los usuarios de la siguiente manera:
- a) Usuarios y Clientes: la información será utilizada para desarrollar las funciones propias de la institución, entre ellas, soportar la atención médico asistencial, exámenes diagnósticos, procesos de referencia y contra referencia, autorizaciones con las EAPB, soporte para respuestas a PQRS y en casos legales requeridos en el Artículo 14 de la Resolución 1995 de 1999.
Los datos relativos a la salud de los pacientes serán protegidos de forma estricta por parte del personal de la Institución por el carácter sensible de los mismos, por lo tanto, se tendrá en cuenta lo siguiente al momento de tratar datos de esta naturaleza:
- El personal médico asistencial accederá a datos de naturaleza sensible porque el titular de los mismos de manera previa, expresa y voluntaria, le da a conocer esta información, del mismo modo, en razón a su ejercicio profesional tendrá conocimiento de la historia clínica del paciente. Teniendo en cuenta la protección exigida para este tipo de datos, esta información será utilizada para los fines exclusivos de la prestación del servicio de salud y cualquier otro uso será considerado no sólo erróneo sino ilegal.
- Los empleados de La CLINICA PALMIRA S.A., están informados acerca de la sensibilidad de los datos de salud, las obligaciones y sanciones que implica el uso inadecuado de los mismos y el procedimiento a seguir en su tratamiento, el derecho de acceso por parte de otras personas diferentes al titular y la forma como los clasifican, comunican y entregan. Además, conocen sobre la importancia de no dejar expuestos resultados de carácter médico que puedan afectar la intimidad de una persona y de no utilizar los datos personales de los usuarios y afiliados por fuera de la finalidad médica o administrativa establecida. Por lo anterior, la protección de la información no solo será responsabilidad del personal médico asistencial, sino de todas las personas que tengan acceso a ella en la Institución con ocasión del ejercicio de sus funciones tales como personal administrativo, auditores internos y externos, proveedores de servicios.
- La CLINICA PALMIRA S.A., cuenta con mecanismos para evitar la fuga o perdida de información sensible, tales como restricción en el uso de medios extraíbles, análisis en tiempo real de equipos y servidores con antivirus, políticas de acceso a áreas restringidas de información, etc . Adicionalmente, se tienen políticas en el manejo del software de la Institución con perfiles de usuario, uso de contraseña segura y renovación periódica de claves, respaldo de la información de equipos y de servidores.
- Con el objetivo de entregar las historias clínicas y/o resultados médicos de forma segura, es indispensable, que cuando el Titular no pueda presentarse personalmente, envíe autorización escrita indicando el nombre de la persona autorizada, acompañada de fotocopia de la cédula de ciudadanía, tanto del titular como de la persona autorizada, los anteriores documentos serán debidamente verificados, organizados y posteriormente archivados.
- b) Proveedores: se utilizarán para complementar el desarrollo de los contratos de prestación servicios correspondientes, haciendo seguimiento al comportamiento comercial de los mismos, frente a la información compartida.
- c) Colaboradores y Personal Médico: la información contenida en nuestras bases de datos de ex-empleados, empleados actuales y futuros candidatos a empleo se utilizará para que la Institución tenga una percepción, tanto objetiva como subjetiva, sobre el personal.
Dicha información será transferida y/o transmitida a otras entidades únicamente cuando sea necesario dar cumplimiento a las disposiciones legales aplicables, en caso de que sea requerida por entidad pública, administrativa y/o entidades fiscalizadoras en temas laborales en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Se hará uso de los correos corporativos con el fin de facilitar el contacto entre empleados, enviar comunicaciones internas de interés y hacerlos partícipes de las actividades institucionales.
También se utilizarán para cumplir las leyes aplicables, incluyendo pero sin limitarse, a las leyes laborales y de seguridad social.
- d) Estudiantes de Convenios Docencia Servicio: la CLINICA PALMIRA S.A. desarrolla su misión educativa fomentando la investigación en todos los campos incluyendo el científico, procurando lograr una eficiente comunicación con los estudiantes relacionada con los servicios prestados, y demás actividades relacionadas con las funciones propias de la educación médica, dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros estudiantes y evaluar la calidad del servicio.
Casos en que no es necesaria la autorización del Titular.
De acuerdo al Artículo 10 de la Ley 1581 de 2013, la autorización del titular no será necesaria cuando:
- a) La información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- b) Datos de naturaleza pública.
- c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
- d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley.
- Derechos de los Titulares.
De acuerdo al Artículo 8 de la Ley 1581 de 2013, el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- Persona o Área responsable de la atención de Peticiones, Consultas y Reclamos ante la cual el Titular de la Información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes.
De acuerdo al Artículo 7 de la Ley 1581 de 2013 se tiene que en el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
La CLINICA PALMIRA S.A. velara por el uso adecuado de los datos personales de niños, niñas y adolescentes.
- Procedimiento para que los Titulares de la Información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
- CONSULTAS: la consulta se formulará como derecho de petición a la CLINICA PALMIRA S.A., y será atendida en un término máximo de treinta (30) días contados a partir de la fecha de recibo de la misma, de acuerdo al Artículo 14 del Código Contencioso Administrativo Ley 1437 de 2011. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- RECLAMOS: el Titular o las personas autorizadas por la ley que consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la mencionada ley, podrán presentar un reclamo ante la Institución, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la CLINICA PALMIRA S.A., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo al interior de la Institución no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, de acuerdo al Artículo 14 del Código Contencioso Administrativo Ley 1437 de 2011. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- CONTACTO: los titulares podrán ejercer sus derechos de consultar, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud a los siguientes correos:
Para Usuarios y Clientes: el correo es atencionalusuario@clinicapalmira.com
Para Colaboradores y Personal Médico: el correo es talentohumano@clinicapalmira.com
Para Estudiantes de Convenios Docencia: el correo es talentohumano@clinicapalmira.com
Para Proveedores: kardes@clinicapalmira.com
Para lo cual, dicha solicitud deberá contener por lo menos:
- Fecha de solicitud.
- Fotocopia de la identificación (cédula de ciudadanía, identificación institucional, etc.).
- Domicilio para efectos de notificación.
- La firma de quien solicita la información.
- Descripción de la consulta, actualización, rectificación o supresión de los datos personales.
- CONTROLES: la CLINICA PALMIRA S.A. comunica a los Titulares de información de carácter personal que se encuentren en las bases de datos y/o archivos de la Institución que, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se han implementado medidas tecnológicas y administrativas adecuadas para asegurar la información evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, lo anterior, en razón a la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que pudieren estar expuestos.
- Fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información y periodo de Vigencia de la base de datos.
La CLINICA PALMIRA S.A. conservará la información de cada usuario durante todo el tiempo en que ésta se requiera dentro de los fines descritos en esta política, a menos que medie solicitud de supresión del interesado.
La CLINICA PALMIRA S.A. se reserva el derecho de modificar las Políticas de Tratamiento de la Información en cualquier momento. A su vez, toda modificación será informada y publicada en la página web www.clinicapalmira.com.
Esta política ha sido redactada y aprobada el 10 de Mayo de 2016, fecha a partir de la cual entra en vigencia.
